【商務英語】商務英語中郵件該怎么寫？有哪些模板可以參考？

在商務英語中，不可避免會寫一些郵件，那么寫商務英語郵件時各個板塊怎么寫？有哪些注意事項呢？一起來看看！

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01

問候greeting

●不知收件人：

To whom it may concern, （敬啟者）

Dear Sir or Madam,

●知性別：

Dear Mr/Mrs/Ms + 姓

●知頭銜/職位：

Dear Prof.（教授）/Dr.（博士）+ 姓

注意：在正式的英文郵件中，如果在知道對方職位的前提下，盡量使用“頭銜+姓”的方式開場。要記得greeting后面的標點符號是逗號, 然后空一行之后才正式開始信的內容。

02

目的purpose

●在詳細表述前，告知郵件重點：

I am writing in reference to…

I am writing to confirm/ enquire/ inform you…我寫信時要確認/詢問/通知你…

I am delighted to give you the detail about…我很開心能給你提供…的詳情

●回信的開頭可以說：

Thank you for reaching out to us regarding …

Thank you for your email…感謝你的來信…

Thank you for calling me yesterday to discuss…感謝昨天你來電討論…

注意：特別是商務信函我們一般多使用比較書面的語言，例如上面的in reference to（一般說明已經和對方提過的事）以及regarding都是【關于】的意思，但我們應盡量避免用about這樣口語的表達。

03

正文content

●一個段落一個主題，幾個段落一個主旨

Attached please find the latest information on…最新消息可查看附件…

In order to achieve our sales target, we need to…為了完成我們的銷售目標，我們需要…

●對方了解你寫信的目的及背景，接下來就該要求對方行動，例如回信、回電話、表達意見、繳交文件等：

Could you please call me later today?

你能明天給我電話嗎？

●商業信函中應注意使用書面語?用 receive, 不用got；

●不要用縮寫?用 does not, 而不用doesn't；

●多用委婉客氣的語氣?I was wondering if you could provide some more details.

●重要內容加粗，但不要全部大寫?Please review the attached documents thoroughly.

04

結尾closing

●最后一部分通常會表示感謝或解釋下一步是什么。

常用的表達有：

If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me.

Thank you for your time and consideration.

I look forward to hearing from you.

期待你的回信。

I hope this information is helpful.

希望這些信息有用。

Please call me if you have any question.

如果你有任何問題，請給我電話。

（一般這些句子后面用句號即可，沒有必要用感嘆號。其他地方一般情況下也不要用感嘆號）

05

落款signature

●結尾祝福語

以下詞匯在正式場合及非正式場合均可使用

Sincerely, Sincerely Yours,Yours Sincerely

Regards, Best Regards

Yours， Yours Truly， Truly

Best， Best Wishes

●簽名檔要跟著結尾敬語后面：

Sincerely,

John SmithSales Representative,

Flooring Company

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