外貿英語郵件怎么寫？從事外貿的人都知道，有時候我們就得跟客戶進行一些郵件的來往，一封郵件寫得好是能夠幫助自己給客戶留下很深的印象，所以今天小編來給大家分享一些外貿英語郵件寫作技巧+郵件回函翻譯技巧。

一封優秀的外貿英語郵件要注意語態、語序、時態、語氣四個方面。語態上講，英語分為主動和被動語態，主動語態更多的用在感情的表露而被動語態多用于客觀事實的陳述，國外客戶更習慣用被動語態來表達事情。語序上要注意的是必須符合英文的行文邏輯切忌出現CHNGLISH的表達。時態上要注意的是不要用過于復雜的時態，雖然英語的時態多達16種，但是實際上人們常用的也就6種或8種。語氣是一個可大可小的問題，雖然它不會影響文字的整體意思，但是運用的恰當與否會使讀郵件的人感覺親切且舒服。下面總結了一些郵件中常見的錯誤和需要注意的事項供大家參考。

1.稱呼

客戶的名字千萬不要錯。老一輩的看到名字錯就干脆攆去垃圾桶，外國客戶也會將其視為尊重問題。在這里溫馨提示：假如你英文不好，至少你要把客戶名字拼寫寫正確；假如你發音一般，那至少你要把客戶名字念正確，最好你能對客戶的公司背景家鄉資料加以熟悉，這樣的溝通會更流暢。另外，客戶的頭銜都不要錯，頭銜或學位，任擇其一吧。例如：Howard E. Wyatt, Dr Howard E. Hyatt。

2.詞匯

1）自己置于對方的立場上

盡量站在客戶的位置去尊重、體諒、贊譽對方，盡量使對方受益，使對方感到自己的重要性受到尊重，從而體現禮貌原則。在行文中多用第二人稱，少用第一人稱。這樣顯得更加真誠有禮貌，用第一人稱使你感到冷淡。例：I think that you did a good job in selling our products. You did a good job in selling our products in your area. 第一句雖然合理，但是沒有完全采取對方立場。用“我認為”在一定程度上剝奪了對方的榮譽感，而是我給你的一種贊許。第二句讀起來使客戶受益，充分體現了禮貌原則。

2） 多運用肯定、積極的詞匯

肯定性的詞語強調積極方面，給人愉快的感覺，否定性的詞語強調消極的方面，給人不愉快的暗示，因此在措辭時盡量舍棄否定性的詞語而選用肯定性的詞語。例1：Your immediate attention would be appreciated. 例2：Please note that our contract will be valid until August. 在例1中，使用了appreciated積極詞匯。在例2中句子采用了valid而避免使用否定詞terminate, 因為后者有失恭敬。當然了，這個不能一概而論。如果生氣和否定客人有時候能起到更好的效果的話不妨試試。

3）模糊性限定詞的運用

模糊限定詞的功能之一就是通過程度的變化將所修飾的詞的詞義增強或減弱。在商務信函中，如一方發生了令人不愉快的事，貿易另一方可以運用如sort of, kind of等程度模糊限制語，緩和語氣。通過副詞unfortunately, hardly等來弱化否定的語氣。例：It seems to me that we are giving up too much in this case.

3.句子

1）過去時態時運用

用過去時能淡化動作的及時性，減少潛在的面子威脅。在這個例子中，用了助動詞did更加禮貌，因為did強調了過去時，使得請求聽起來更加的遙遠。例如：I did wonder whether you could lower the price.

2）虛擬語氣的運用

在對外貿易中，外貿業務員常用動詞的虛擬式提出建議或請求，使語氣委婉含蓄，這樣更有利于在平等信任的基礎上達成貿易協議。例：We should be grateful if you would change the invoice and let us have a correct copy.

3）進行時態的運用

“I was wondering whether you could lower the price.” 在本例中，運用了進行時，使請求聽起來好像聽話人的一時想法，沒有經過周密的考慮，減輕了請求或建議對面子的潛在威脅。

4）被動語態的運用

在商務信函中，用被動句則說明我們這么做是不得已而為之，提醒對方遵守達成的協議。例：You deliver the goods in error. The goods were delivered in error. 英語的被動句強調的是動作的承受者，在商務信函上，使用被動語態是防止責備口氣的一個最好的辦法。

5）運用疑問句

疑問句在交際中可以用來間接地表達言語行為，使得威脅面子的行為隱藏在提問中，這樣使對方有一種受尊重感。例：Can you send us a copy of your latest catalogue?

6）復合句的運用

復合句的使用能夠避免居高自傲，體現雙方的平等地位，如我們常用“I wish… ”，“I hope… ”等句型來提出要求或表達意愿，語氣委婉，觀點鮮明，暗示了如果你不愿意的話，那也沒關系的。使用I am afraid, I am sorry等構成復合句在拒絕對方的請求時緩和語氣，在給對方提要求時表達對對方的信任。

7）肯定句的運用

在商務英語信函方面，對對方的尊重還體現在對對方的態度的積極性，就是強調事情的正面。

4.語句格式

1）樣式和句子長度不要太單調。

千篇一律的subject-verb-object會悶死人的。有時短句跟著長句可以化解一下，但是原則還是簡約而不簡單。

2）親切、口語化是比較受歡迎!

用賓詞和主動的詞，讓人家受落。例如：1. This information will be sincerely appreciated. 2. We sincerely appreciate your information. 明顯地，我們會喜歡第2句。原因很簡單就是之前我們說過的，表達意愿感情等東西時要用主動語態，簡單的客觀的陳述一個事情的時候用被動語態。

5.文法

1）切忌主客不分或模糊。

2）句子不要零碎。

3）結構對稱，令人容易理解。

4）單復數不要搞混。

5）時態和語氣不要轉變太多

正規的外貿信函通篇不能用過多的時態，因為商務信函更類似與新聞稿件而不同于小說，所以過多的時態和語氣會讓讀者覺得太啰嗦而且意思表達不夠精確。當然了，適當的為了加強語氣更好表達自己對事情的理解、不滿時是需要用到Absolutely, of course等詞的，所以我們要區別的對待這一點。

6） 標點符號要正確

標點符號雖然不會影響到意思的表達，但是對于你本身專業性的提醒是很有幫助的。

7） 拼寫要正確

有電腦拼字檢查功能后，就更加不能偷懶。我們常常說習慣使人死亡，需要指出的是不好的習慣會使人加速滅亡。外貿行業是個十分著重細節的行業，所以在諸如單詞拼寫上，假如你過分的不規范會給客戶留下不好的印象，尤其是英美國家等以英語為母語的客戶，說大一點，這也是一個尊重問題。

8）慎用大寫。

非必要不要整個字都是大寫，通常外國客人只在發泄不滿時候才會通篇用大寫。如果要強調的話，用底線、斜字、粗體就可以了。

9） 回復技巧。

因為外貿郵件要經常圍繞一個訂單的某個問題（質量、色差、貨期、賠償等）進行不斷的郵件往來，所以就需要在原來客戶的郵件基礎上進行相關的回復，筆者建議用字體顏色來加以區分。比如你可以在客人需要回復的郵件基礎上按照不同的1、2、3下面寫上“TONY 8 15TH:”，后面的內容用藍色字體區分出來，這樣的話客戶一定會為你的細心和專業感動從而對你信任有加。

外貿工作中商務英語信函的翻譯技巧

以一個簡單的商業回復信函為例來介紹一些商務英語信函的翻譯技巧?；睾瘍热荩?

一是我方獲悉貴公司的名稱和地址。

二是愿與貴公司建立商業合作關系。

三是本公司經營五金產品多年，聲名卓越，擁有可靠的銷售渠道 。

四是為使貴公司對我公司有更好了解，先寄去我公司宣傳冊一本 。

五是盼早日回復。

商務英語信函格式，跟普通英語不同，以啟始用語為例。

2.1 建立貿易關系

(1)我們愿與貴公司建立商務關系。

(2)我們希望與您建立業務往來。

(3)我公司經營電子產品的進出口業務，希望與貴方建立商務關系。

例句：

(1)We are willing to eatablish trade relations with your company.

(2) We hope to establish business relations with you.

(3) Our company handles electronic product import and export business form, hoping to entering into business relations with you.

2.2 自我推薦

本公司經營這項業務已多年，并享有很高的國際信譽。

例句：

Our company has been in this line of business for many years and enjoys high international prestige.

2.3 推銷產品

(1)我們新研制的……已推出上市，特此奉告。

(2)我們盼望能成為貴公司的……供應商。

(3)我們的新產品剛剛推出上市，相信您樂于知道。

(4)相信您對本公司新出品的……會感興趣。

例句：

(1)We are pleased to inform you that we have just marketed our newly-developed….

(2)We are pleased to get in touch with you for the supply of….

(3)You will be interested to hear that we have just marketed our new product.

(4)You will be interested in our new product…….

2.4 索取資料

(1)我們對貴方的新產品……甚感興趣，希望能寄來貴公司的產品目錄及價目表。

(2)我們從紐約時報上看到貴公司的廣告，但愿能收到產品的價目表及詳細資料。

(3)獲知貴公司有……已上市，希望能賜寄完整的詳細資料。

(4)如蒙賜寄貴公司新產品的詳細資料，我們將深表感激。

(5)如蒙賜寄有關……的樣品和價目表，我們將甚為感激。

例句：

(1)We are interested in your newproduct…and shall be pleased to have a catalog and price list.

(2)We have seen your advertisement in The New York Times and should be glad to have your price lists and details of your terms.

(3) Hear that you have listed……,hoping to receive the full details.

(4) we will be grateful if you send your new product details.

(5)We should be obliged if you would send us patterns (or samples)and price lists of your….

2.5 寄發資料

(1)欣寄我方目錄，提供我方各類產品的詳細情況。

(2)欣然奉上我方產品樣品，在貴方展廳展出。

例句：

(1)We have pleasures in sending you our catalogue, which gives full information about our various products.

(2)We should be pleased to offer the samples to give a demonstration at your premise.

2.6 附寄資料

(1)隨函附上本公司新出品的……樣品，請查收。

(2)隨函附上購貨合同第××號兩份，希查收，諒無誤。請會簽并

退我方一份備案。

(3)我們很高興地附上詢價單第××號，請貴方報離岸價格。

(4)我們確認向貴方購買……隨函附上訂單確認書供參照。

例句：

(1)You will find enclosed with this letter a sample of new….

(2)Enclosed please find two copies of Purchase Contract No.…，which we trust will be found in order.Kindly sign and returnone copy for our file.

(3)We are very pleased to attach the Inquiry No.，please offerFOB prices.

(4)We confirm having purchased... ... from you , enclosing the confirmation order for your reference.

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外貿英語郵件怎么寫？以上就是小編分享的外貿英語郵件寫作技巧+郵件回函翻譯技巧，大家可以收藏起來，說不定以后就可以幫到自己，我也建議大家平時可以多練習一些郵件寫作，多掌握一些英語知識。